Articol de Daniela Grec, Business Development, EY România
Formularea și transmiterea mesajului potrivit către seniorii din echipa unui proiect, într-un mod cât mai clar și convingător, poate fi o provocare. Articularea concisă a mesajului poate influența direct dezvoltarea cu succes a unui proiect și modul în care sunteți perceput. Vom aborda, mai jos, câteva tehnici simple, directe și de impact care să vă ajute să comunicați cât mai eficient.
Comunicarea în mediul de proiect
Proiectele se dezvoltă într-un mediu în care schimbările survin rapid și în care presiunile interne sau externe pot influența planificarea, rezultatele vizate și graficul de livrare. Pe măsură ce fluxul de informații se intensifică, crește și nevoia luării unor decizii rapide, ceea ce influențează modul în care comunicați cu echipa de seniori implicată în proiect. Într-un atare context, complexitatea comunicării poate duce la o interpretare greșită a mesajelor cheie sau chiar la ratarea lor totală de către receptor.
Fiecare individ diferă în funcție de modul în care preferă să primească și să proceseze informația prin: stilul său de interacțiune socială, reperele sale culturale și timpul de care dispune. Prin urmare, comunicarea unor informații complexe către echipa de seniori implicată în proiect poate fi dificilă, mai ales când trebuie prezentate sau actualizate propunerile de abordare a proiectului. Este responsabilitatea dumneavoastră să purtați discuții cu toate părțile implicate într-un mod cât mai simplu, mai concis și mai clar pentru a rezolva toate aceste provocări.
Planificarea comunicării
Când inițiați comunicarea, luați în calcul caracteristicile, nevoile și așteptările audienței, obiectivele comunicării și mesajele cheie pe care vreți să le transmiteți. Ca obiective, puteți avea în vedere: rezultatele vizate (decizii, puncte de vedere sau comentarii), contextul de comunicat, solicitarea de sfaturi/ consiliere, confidențialitatea. În ceea ce privește mesajele cheie, acestea pot include: situația privind evoluția proiectului, rapoarte de evoluție, escaladarea riscurilor, modul de realizare a documentației sau de abordare a proiectului.
Decideți care este cel mai potrivit format în funcție de audiență, de obiectivele și de mesajele cheie pe care doriți să le transmiteți.
Tehnici de distilare a mesajelor complexe
Pentru a sumariza mesajele complexe, există o serie de tehnici pe care le puteți aplica pentru a distila informația în mesaje clare, concise și cât mai simple:
Analizați un subiect în cadrul unui brainstorming folosind diagrama spider
Folosită într-un brainstorming, această diagramă vă ajută să ”compartimentați” subiectul și să identificați sub-temele care îl compun. Recomandăm folosirea acestei diagrame pentru a realiza prezentări sau pentru a sublinia un punct de vedere.
Sfaturi pentru realizarea unei diagrame spider:
Începeți prin a scrie în centru subiectul, întrebarea sau tema pe care încercați să o comunicați
Scrieți sub-temele cheie dinspre centru către exterior, unindu-le cu o linie cu tema centrală
Grupați sub-categoriile pe teme și evidențiați-le prin folosirea culorilor pentru a atrage atenția asupra anumitor puncte de interes
Folosiți concluziile care au rezultat pentru a grupa mesajele cheie și temele mari.
Faceți prezentări concise sau în cadru unic
Numit și “slide PowerPoint unic”, acest instrument este o modalitate eficientă de a sumariza esența unui mesaj într-o singură pagină. Folosiți cadrul unic în următoarele situații: sumare privind progresul unui proiect, evidențierea unor opțiuni cu avantajele și dezavantajele lor pentru discutarea oricărei alte teme care presupune discuții pe marginea ei.
Sfaturi pentru realizarea cadrului unic:
Scurtă introducere care să puncteze contextul temei
Obiective clare stabilite de la bun început
Folosiți culori și formate pentru a implica audiența
Folosiți tabele și diagrame pentru a sumariza informația
Asigurați-vă că ”cererea” dumneavoastră sau concluzia finală este afișată vizibil.
Folosiți “storyboarding-ul” pentru a reda clar și concis tema
Acest instrument va ajuta echipa să aibă o viziune de ansamblu asupra temei, un fel de hartă a poveștii, care include definirea obiectivelor, titluri și mesaje cheie pentru fiecare capitol în parte. Această abordare permite evitarea riscul unor potențiale confuzii din partea audienței și crește eficiența receptării informației de către echipa de proiect. Odată definite mesajele principale, urmează revizuirea storyboard-ului împreună cu membrii echipei, ceea ce permite ca posibilele comentarii sau mențiuni să fie identificate și rezolvate din timp.
Sfaturi pentru realizarea de storyboarding:
Țineți cont de regula 80:20 – alocați suficient timp planificării temei și fluxului acesteia și abia pe urmă intrați în dezvoltarea de conținut
Verificați regulat povestea pe parcursul întregului proces de structurare
Construiți structura în formatul PowerPoint sau Word vizat
Concentrați-vă pe schițarea mesajului principal sau al textului inițial pentru fiecare slide în parte
Includeți orice comentariu și marcați-l prin casete colorate
Odată completat storyboard-ul, rugați pe cineva care nu a fost implicat în proces să-l parcurgă
Revizuiți storyboard-ul cu liderii echipei de proiect sau validați-l cu un superior ierarhic.
Pentru a vă îndeplini cu succes sarcinile și pentru a duce la bun sfârșit un proiect trebuie să comunicați clar. Funcționând ca o bandă transportoare, comunicarea facilitează transmiterea obiectivelor care să conducă la deciziile corecte și rezultatele așteptate. Claritatea mesajelor pe care le livrați are impact asupra calității relației cu echipa de seniori implicată proiect. Managerii de proiect alocă 90% din timpul lor pentru a comunica și pentru a găsi răspunsul potrivit la provocările pe care le întâmpină. 65% din proiecte nu reușesc să-și atingă obiectivele scontate din cauza comunicării ineficiente și a formulării defectuoase a cazului de business.
V-am prezentat, mai sus, câteva tehnici simple și de impact care să vă ajute să transformați mesajele complexe în acțiuni într-un mod cât mai eficient, să vă construiți o relație solidă cu echipa de seniori implicată în proiect și să creșteți rata de succes a proiectelor pe care le gestionați.
