de Ruslan Bocancea, Managing Partner Bocancea Law Firm
Foto: http://www.actualtools.com
În urmă cu mai mulți ani, când am decis că este momentul să fac schimbarea de la documente pe hârtie la fișiere digitale pentru fiecare client al firmei de avocatură pe care o conduc, am avut un singur computer cu monitor de 17 inci în biroul meu.
După o vreme însă, sarcinile s-au sporit și era din ce în ce mai greu să jonglez cu numărul mare de documente, pagini web sau alte programe ce erau deschise pe desktopul meu concomitent. Soluția pentru această problemă a fost aceea de a conecta două monitoare la un singur computer. Dintr-o dată, am petrecut mai puțin timp răfoind prin fișiere, programe, emailuri în căutarea lucrurilor de care aveam nevoie pentru a-mi desfășura activitatea. Văzând cât timp liber am găsit după utilizarea acestei metode, mi-am dat seama cât de mult timp am pierdut comutând între ferestre și cât de mult timp pierd în general avocații neluând în calcul adăugarea cel puțin a unui monitor pentru a-și ușura munca. Sunt deja cazuri în care colegi de-ai mei din SUA lucrează deja în paralel cu trei sau chiar patru monitoare.
Poate veți considera că achiziționarea a două, trei, patru monitoare pentru un singur computer reprezintă un lucru extravagant, însă dacă verificați prețurile monitoarelor cu ecran plat veți fi surprinși cât de accesibile sunt acestea în ultima vreme. De asemenea, unele persoane se întreabă dacă nu cumva este mai utilă utilizarea unui monitor mai mare în detrimentul a două, trei monitoare mai mici. Evident, această alegere ține de costuri, preferințele fiecăruia, dar și de necesități.
În aceeași ordine de idei, puteam să achiziționez un monitor mai mare de 30 de inci, însă am ales să utilizez două monitoare de 22 de inci, nu doar pentru că împreună cele două sunt mai ieftine, ci și pentru că îmi oferă un spațiu mai mare de lucru pe desktop. În plus, meseria de avocat mă obligă să țin deseori mai multe documente deschise pe monitoare diferite, copiind informații între ele sau consultând un website pe un monitor în timp ce scriu pe celălalt și, evident, am observat faptul că acum lucrez mult mai încet dacă folosesc un singur monitor.
Pentru mine, monitoarele multiple pentru același computer au reprezentat o reală ușurare a muncii atât a mea, cât și a echipei mele. Experiența personală este relevantă, dar și mai relevante sunt mai multe studii care arată că acest procedeu ajută la creșterea productivității. Potrivit unui studiu realizat destul de recent de către Jon Peddie Research, productivitatea crește în medie cu 42% atunci când se utilizează mai multe ecrane. De asemenea, un studiu realizat de către Universitatea din Utah și NEC arată faptul că erorile se reduc cu până la 20% atunci când sunt utilizate mai multe monitoare. Mai mult, un bonus al utilizării acestei metode este acela că reduce cu mult stresul muncii la birou și scade și timpul petecut în fața calculatorului.
Deși argumentul productivității este de departe cel mai solid, mai există și alte avantaje ale utilizării monitoarelor multiple. Din experiența mea de avocat, pot să spun că este aproape imposibil să nu fi la curent cu toate noutățile și să fii un avocat bun. Pentru rezolvarea acestei probleme poate fi adăugat (în timp sau de la bun început) și un al treilea monitor. Astfel, puteți păstra un ecran numai pentru mijloacele de comunicare cu clienții (emailuri, skype, etc.)
Dacă sunteți interesat în a fi mai conectat și accesibil clienților sau altor profesioniști din rețeaua dumneavoastră, ați putea descoperi că un al treilea ecran vă poate face să deveniți mult mai prompt în această privință. În timp ce un ecran sau două pot fi utilizate pentru cea mai mare parte a muncii, un altul ar putea conține emailul, contul de Skype și alte mijloace de socializare deschise tot timpul. În timp ce, în general, practica utilizării mijloacelor de comunicare sau socializare este asociată cu productivitatea redusă, în cazul utilizării mai multor monitoare această problemă dispare, întrucât în timp ce concentrarea rămâne pe ecranele principale, există și posibilitatea scanării prompte a emailurilor sau a altor mesaje transmise pe diverse căi de comunicare.
Acest sistem funcționează bine și dacă este conectat la un laptop, lucru care permite unei persoane foarte ocupate să-și conecteze chiar și calculatorul portabil la un astfel de sistem într-un mod foarte simplu. Astfel, dacă munca dumneavoastră necesită utilizarea computerului, un mod de a vă mări eficiența si de a vă organiza mai bine task-urile poate fi folosirea monitoarelor multiple pentru același computer.
Ruslan Bocancea este Managing Partner al Bocancea Law Firm, care este prezentă pe piețele din România și SUA. Firma oferă consultanță juridică și servicii consulare pe probleme complexe de emigrare în SUA atât companiilor, cât și persoanelor fizice.
