Articol de Oana Nica, Supervising Associate, Business Development, EY România
Nu mai puțin de 88% dintre proiectele aflate în derulare, în orice moment, sunt în depășire de termen, de buget, sau chiar amândouă în același timp. Mai mult, peste 65% dintre proiecte se încheie fără a-și atinge indicatorii de cost, calitate stabiliți. Iată de ce, în condițiile în care firmele caută cu asiduitate eficiența, predarea unui proiect la timp, conform bugetului și la standardele de calitate așteptate va fi întotdeauna o provocare pentru orice manager de proiect.
Tollgate management, adică luarea în calcul a unor puncte de evaluare intermediară, poate reprezenta o modalitate eficientă de gestiune a proiectului, prin facilitarea unor verificări ale progresului, reevaluarea riscurilor și problemelor apărute pe parcursul întregului ciclu de viață al proiectelor. Pentru fiecare astfel de punct de control se definesc criterii majore de măsurare a progresului, în așa fel încât fiecare evaluare să funcționeze după logica go/no go. În cazul în care criteriile sunt atinse, se poate trece la următorul punct de control.
Beneficiile acestei abordări sunt semnificative:
► Este o metodă excelentă de gestionare a riscului – permite analize de progres a proiectului, evaluarea măsurii în care au fost îndeplinite criteriile stabilite, deciderea momentului de demarare a proiectului
► Asigură un plan de proiect gestionabil – organizează planul în secțiuni controlabile
► Asigură o mai bună planificare – prevede etape de revizuire formală în punctele în care se așteaptă un risc crescut
► Atribuie mai multă putere de decizie celor care conduc proiectul – abordarea managementului prin excepție
Stabilirea etapelor de evaluare
Urmărind planificarea proiectului și etapele sale distincte, se poate stabili unde pot să aibă loc evaluările intermediare, precum și criteriile asociate acestora. Există două modalități clasice de a stabili unde pot fi amplasate etapele de evaluare intermediară: în funcție de fazele proiectului și în funcție de rezultatele prevăzute în etapele-cheie ale proiectului – cum ar fi, de exemplu, finalizarea definirii sistemului de proiect. Odată ce a fost identificat momentul în care va avea loc evaluarea intermediară, e bine să se facă o descriere a fiecărei astfel de etape pentru a le distinge ulterior în procesul de raportare.
Definirea criteriilor punctelor de control
Definirea unor criterii pentru fiecare etapă de evaluare intermediară permite o analiză obiectivă a progreselor înregistrate de proiect, pe baza cărora să se ia decizia dacă proiectul poate continua. Este esențial ca toate aceste criterii să fie măsurabile. Drept criterii centrale, se recomandă fazele-cheie ale proiectului și atingerea principalelor obiective propuse. Acestea ar trebui să includă aspecte specifice ale activităților de management al schimbării sau de management al beneficiilor.
Întâlnirile de analiză a evaluărilor intermediare
Pe măsură ce se apropie o sesiune de evaluare intermediară, ar trebui stabilită o întâlnire formală pentru a se analiza progresul înregistrat de proiect și pentru a se decide modul în care se va continua. Criteriile de evaluare trebuie analizate individual de toate părțile implicate, de la comitetul director, la echipa de coordonare a proiectului. Acest proces presupune validarea progresului general al proiectului în raport cu planul inițial. Este, de asemenea, cadrul pentru o discuție generală asupra modului în care proiectul ar trebui să se desfășoare.
Recomandări pentru pregătirea întâlnirii de analiză a evaluărilor intermediare:
► Listați criteriile etapei de evaluare intermediară care va fi discutată
► Faceți o estimare procentuală a gradului de îndeplinire a fiecărui criteriu
► Oferiți detalii suplimentare privind situația fiecărei etape de evaluare intermediară
► Dezvoltați recomandări generale pentru fiecare dintre decizii: de a merge mai departe sau nu, bazate pe progresul general și pe criteriile etapei de evaluare intermediară.
Recomandări pentru folosirea etapelor de evaluare intermediară:
► Calendarul sesiunilor de evaluare intermediară ar trebui să fie stabilit în funcție de etapele vizate ale proiectului
► La stabilirea criteriilor de analiză ale etapelor de evaluare intermediară luați în considerare: gradul de realizare a obiectivelor-cheie, faza în care se găsește proiectul, obținerea de informații cu privire la progresele înregistrate de proiect
► Pentru a decide când este mai oportun să se organizeze o evaluare intermediară în cadrul proiectului, faceți recomandări Comitetului Director
► Dacă trecerea printr-o etapă de evaluare intermediară ar putea duce la creșterea nivelului de expunere la risc pentru proiect, opriți proiectul până sunt îndeplinite toate criteriile
► Cereți sprijinul și recomandările Comitetului Director pentru a trece prin etapa de evaluare intermediară
► Informați regulat toate părțile implicate și gestionați-le așteptările pe parcursul întregului proces de evaluare intermediară pentru a evita orice surpriză neplăcută.
De-a lungul ciclului de viață al unui proiectului, există multe provocări de rezolvat și multe așteptări la care trebuie să se răspundă. Pentru a implementa cu succes un proiect, managerii de proiect adoptă metoda segmentării acestuia pe etape distincte sau etape de evaluare intermediară. Acest lucru ajută la realizarea unor verificări mai riguroase și a unui control mai strict al progreselor înregistrate, al riscurilor și problemelor ce pot surveni în ciclul de viață al proiectului. Adoptarea unei abordări de management bazat pe etape de evaluare intermediară ușurează procesul de planificare a proiectului și permite luarea de decizii argumentate și informate la nivelul conducerii.
Despre EY România
EY este una dintre cele mai mari firme de servicii profesionale la nivel global, cu 167.000 de angajați în 700 de birouri din 140 de țări și venituri de aproximativ 24,4 miliarde de dolari în anul fiscal încheiat la 30 iunie 2012. În România, EY este unul dintre liderii de pe piața serviciilor profesionale încă de la înființare, în anul 1992. Cei 500 angajați din România și Republica Moldova furnizează servicii integrate de audit, asistență fiscală, asistență în tranzacții și servicii de asistență în afaceri către companii multinaționale și locale. De la 1 iulie 2013, Ernst & Young a devenit EY, logo-ul s-a schimbat pentru a răspunde acestei modificări, iar noul tagline al companiei este „Building a better working world”.
