isoLEX CRM, din respect pentru profesie! – Departamentul Administrativ
www.isolex.ro
Deoarece știm că munca în cadrul unui cabinet de avocatură necesită în primul rând timp, cât și cea mai bună organizare, iar noi fiind preocupați în cel mai evident mod de beneficierea celor mai bune rezultate si din dorința de perfecționare, am reușit să creăm legătura cea mai simplă și eficientă prin aplicația isoLEX, datorită căreia munca din cadrul echipelor de avocați și juriști devine nu doar mai eficientă ci și mai plăcută în același timp.
Așadar, așa cum am menționat și în edițiile anterioare, subliniem faptul că sistemul isoLEX de tip CRM/ERP a fost conceput pentru a putea fi folosit de întreg personalul, integrând funcțional și de ansamblu întreaga activitate, motiv pentru care integrează atât Departamentul de Litigii, Departamentul de Consultanță, Departamentul de Financiar, cât și Departamentul de Administrativ, departament pe care îl vom detalia în acest articol.
- Registru de intrări-ieșiri
Sistemul de lucru implementat de isoLEX are în vedere organizarea tuturor documentelor și informațiilor în mod riguros și util, prin automatizarea sistemului de intrări-ieșiri, care altfel ar trebui ținut manual de către departamentul de secretariat. Astfel, orice document care intră sau care iese din organizație primește automat un număr unic de înregistrare, fiind apoi direcționat direct la locul potrivit din aplicație (la client, dosar, temă în lucru sau în alt loc).
- Management pontaj
Deși este o funcție accesorie activității de avocatură, acest manager de pontaj este benefic pentru înregistrarea, vizualizarea și analiza modului și timpului de lucru al fiecărui utilizator. Astfel, pot fi monitorizate ora de pornire și de oprire a aplicației, modificările manuale realizate de utilizatori, totalul orelor necesare pentru o lună întreagă, orele efectiv lucrate pe lună, orele suplimentare sau de recuperat și multe alte informații specifice. Informațiile exportate sunt utile inclusiv departamentului financiar-contabil și de salarizare.
- Management concedii și delegații
Acest modul gestionează planificarea tuturor cererilor de concediu (de odihnă, medical, de studii, fără plată, etc.), calculând automat perioada concediilor disponibile la un moment dat. De asemenea, înregistrează separat fiecare deplasare efectuată în interes de serviciu. Delegațiile sunt notate și gestionate în mod corespunzător, calculând automat durata delegației, precum și a indemnizației de deplasare și a diurnei aferente.
- Identificarea fizică a dosarelor
Pentru că identificarea dosarelor în bibliorafturi este și ea parte din activitatea zilnică, acest manager de identificare permite notarea și salvarea locației exacte a dosarelor în dulapul fizic, precum și traseul acestora (de la întocmire, până la arhivare), scăzând semnificativ timpul alocat acestei activități. Mai exact, reproducerea în mediul virtual a tuturor detaliilor aflate în realitate în locația fizică și în timp real, reduce semnificativ timpul pierdut căutând un dosar fizic, mai ales atunci când se află în lucru la un coleg.
- Statistici active
Plecând de la toate informațiile înregistrate în baza de date, isoLEX poate genera diverse statistici în funcție de mai multe categorii, cum ar fi: (i) dosare, (ii) clienți, (iii) teme, (iv) termene de judecată și multe altele. Fiecare statistică poate fi personalizată în funcție numeroase criterii specifice fiecărei categorii. Fiecare utilizator își poate adapta aceste statistici în funcție de interes, putând foarte ușor să fie imprimate sau exportate în diferite formate.
Pentru o înțelegere mai bună a sistemului de management al fișierelor în isoLEX, vă prezentăm, cu titlu de exemplu, un traseu al documentelor în cadrul aplicației.
Astfel, gestionarea unui simplu document ce ajunge la sediul avocatului este preluat de echipa de secretariat, iar prin intermediul isoLEX se realizează un circuit eficient și practic, care în final câștigă în parcursul unei zile zeci de minute în favoarea activității de avocatură.
Sistemul isoLEX este construit în așa fel încât procedura de lucru să valorifice întreaga echipă existentă, fiind totuși o procedură eficientă, ușor de înțeles și nu în ultimul rând sigură.
Urmăriți următoarele ediții ce vor fi publicate pe site-ul Legal Magazin pentru noi informații despre sistemul isoLEX.
Puteţi citit de asemenea, isoLEX: sistemul pentru avocați. Particularități generale. Departamente. Partea I
şi
isoLEX: sistemul pentru avocați. Departamentul de Litigii. Partea a II-a
