În semn de recunoaștere pentru metodele adoptate și rezultatele deosebite obținute de către Hidroelectrica pentru implementarea, întro perioadă minimă de 9 luni de zile, a unui sistem de planificare a resurselor bazat pe tehnologia SAP ERP, compania a fost declarată câștigătoare la categoria implementare rapidă (Fast Delivery) în cadrul SAP Quality Awards 2017.
Acesta este singurul și unicul premiu acordat pentru un proiect din România de către SAP AG în cadrul premiilor SAP Quality Awards în toți cei 9 ani de la decernarea acestor premii.
Premiul va fi acordat oficial de către SAP AG companiei Hidroelectrica în cadrul ceremoniei SAP Forum, care va avea loc în Slovacia, la Bratislava, în data de 25 mai 2017. Sistemul implementat are 300 de utilizatori din toate departamentele, până la nivel de sucursală și uzine.
Pe lângă procesele uzuale de gestiune economico-financiară și logistice, gestiune resurse umane și salarizare, sistemul acoperă și procesele critice specifice de planificare a producției și de trading de energie, precum și de investiții și dezvoltare.
Procesele uzuale au fost implementate într-un termen de 5 luni, cu realizarea primei balanțe financiare în noul ERP în luna septembrie 2016. Procesele specifice au intrat în producție începând cu luna ianuarie 2017. În urma unei perioade de 3 luni de stabilizare după intrarea în producție, sistemul a trecut în faza normală de întreținere post-implementare.
Implicarea Conducerii Executive Hidroelectrica Conducerea executivă a companiei s-a implicat efectiv în toate fazele proiectului, de la elaborarea caietului de sarcini și până la coordonarea efectivă a echipei de proiect.
Dacă în perioada în care compania s-a aflat în insolvență leadership-ul proiectului a fost asigurat de către Administratorul Judiciar, dl av. dr. Remus Borza, ulterior ieșirii din insolvență, Directoratul al cărui președinte este dl Ovidiu Agliceru a fost cel care a asigurat monitorizarea și coordonarea întregului proiect.
Comisia de evaluare a achiziției serviciilor de implementare, constituită pe perioada de derulare a achiziției, era compusă din 27 de membri din toate departamentele și direcțiile din cadrul Hidroelectrica, înglobând toți executivii de rang înalt din direcțiile implicate: Financiar, 2 Resurse umane, Procurement, Producție, Trading, Mentenanță, IT, Juridic. Această comisie, ajutată și de un expert cooptat, și-a derulat activitatea pe parcursul a 5 luni și a avut rolul de a analiza în amănunt toate cele 11 oferte.
Ulterior stabilirii câștigătorului, comisia a participat in corpore, alte 6 luni, la soluționarea contestațiilor depuse, contestații care s-au dovedit în final total lipsite de fundament. Implicareamanagementului executiv încă din faza de analiză a ofertelor, a permis o bună cunoaștere și diseminare a problematicilor de proiect și de asemenea, a permis o întelegere a structurării proceselor de business ale companiei pe platformele tehnologice propuse spre implementare.
De altfel, analiza ofertelor a inclus și 4 sesiuni de demonstrații live a produselor tehnologice SAP și Oracle oferite de primii 4 ofertanți. Implicarea managementului în procesul de implementare propriu-zisă a proiectului s-a realizat prin constituirea unui Comitet Director, asa numit-ul Steering Committee, cu rol de coordonare și de asigurare a tuturor resurselor necesare pentru proiect.
S-a asigurat, astfel, o mai bună cunoaștere a platformei tehnologice SAP precum și identificarea celor mai bune soluții pentru modelarea proceselor de business. Trebuie subliniat rolul central al Direcției Financiare în obținerea acestei implementări rapide (modulele financiar contabile).
Implementarea a beneficiat de suportul Directorului Direcției și membru Directorat Petronel Chiriac, dar cel mai important de aportul și asumarea acestui proiect de întregul personal al Direcției Financiare care a asigurat și coordonarea implementării cu celelalte departamente și module, făcând proiectul să prindă viață.
De asemenea, echipa de Resurse Umane, a avut un rol important în succesul implementării, modulele de salarizare funcționând la parametrii proiectați încă de la primele teste, fapt care a dat încredere întregii echipe, proiectul „live” demarând fără sincope.
Acest premiu este în egală măsură atribuibil tuturor membrilor echipei de implementare, a utilizatorilor noului ERP care, cu tenacitate, spirit de echipă și profesionalism au făcut ca lucrurile să se întâmple.
Implementarea sistemului SAP a adus beneficii imediate, cuantificabile companiei. Implementarea sistemului SAP a permis alinierea sistemului IT la cerințele de business stabilite de către Administratorul Judiciar, în principal prin centralizarea sistemului și a serviciilor IT, unul dintre punctele esențiale de reorganizare a Hidroelectrica. În plus, implementarea proiectului ERP reprezenta o condiție obligatorie pentru listarea la bursă a companiei.
Astfel, implementarea sistemului SAP a condus la:
-
Îmbunătățirea Guvernanței Corporative prin unificarea proceselor de afaceri din sucursale și executiv și alinierea la bunele practici (>80%)
a. 80% din procesele de afaceri aliniate la bunele practici;
b. Din 14 sisteme de aplicații vechi (legacy systems) sa migrat catre 1 sistem centralizat;
c. Procesele de business descentralizate au fost centralizate (financiar, HR, achiziții, trading, mentenanță, investitii, IT etc.);
d. Armonizarea și uniformizarea proceselor de afaceri la nivelul întregii organizații.
-
Îmbunătățirea serviciilor IT&C, eficiență, managementul riscului, auditul și compliance management
a. Nomenclatorul de materiale și servicii a fost optimizat de la 80.000 la 24.000 de repere. Procesul de optimizare a nomenclatoarelor continuă și în prezent prin stabilirea de repere unice pentru același material pentru toate sucursalele;
b. 100% posibilitatea de auditare a tranzacțiilor din punct de vedere al integrității, consistenței și trasabilității;
c. 80% – 90% eliminare a datelor redundante ale companiei din sistemele Excel și procesare paralelă;
d. Reducerea timpului de închidere al balanței financiare de la 30 de zile la 15 zile;
e. Reducerea timpului de calcul al salariilor și documentelor asociate;
f. Posibilitatea evidenței contabile și fiscale a reevaluărilor mijloacelor fixe efectuate de-a lungul timpului (9 arii de amortizare pentru 23.000 de mijloace fixe);
g. Vechile sisteme de aplicații erau în imposibilitatea calcului de TVA în sistem centralizat; h. Optimizarea proceselor de achiziții ale Hidroelectrica;
i. Optimizarea activității de planificare/bugetare a mentenanței.
-
Reorganizarea administrativă a personalului și creșterea productivității
a. Reașezarea și realocarea unui număr important de salariați odată cu implementarea sistemului;
b. Concentrarea și consolidarea informațiilor de Trading din sistemele Excel în SAP;
c. 300 de utilizatori de SAP instruiți și implementarea unui sistem de suport SAP eficient;
d. Dezvoltarea unui centru de competențe SAP. Stabilirea unor echipe de management al nomenclatoarelor, echipe de SAP ABAP și SAP Basis.
-
Îmbunătățirea ROI (Return of investment) IT&C.
a. Reducerea cu peste 33% a timpilor de implementare estimați initial, de la 18 luni la 12 luni (9 luni implementare + 3 luni stabilizare);
b. Reducerea bugetului de implementare de la 3,5 mil. euro buget estimat la 1,7 mil. euro;
Abordarea inovativă a proiectului În anul 2014, Yugo Neumorni s-a alăturat echipei Hidroelectrica ca manager IT având ca obiectiv implementarea unui sistem ERP. În perioada imediat următoare, caietul de sarcini a fost rescris cu ajutorul unui consultant extern (Incite Development), fiind adoptată o nouă strategie pentru abordarea proiectului de implementare ERP.
Caietul de sarcini, devenit un adevarat model în piață, nu s-a concentrat numai pe caracteristicile noului sistem ERP, ci accentul a fost pus pe “beneficiile de business”, măsurate din perspectiva numărului de “tranzacții de scenarii standard predefinite oferite out-of-the-box” de către noul sistem ERP.
Acest număr de tranzacții de scenarii predefinite (best-practice) s-a constituit într-unul din cele 8 criterii de evaluare. Numărul de dezvoltări specifice asumate în proiect a constituit, de asemenea, un alt criteriu de departajare.
Criteriul financiar a fost stabilit astfel încât să reflecte “costul total de implementare în valoare netă” (Total Cost of Ownership Net Present Value) pe parcursul celor 4 ani de derulare a contractului, un an de implementare și 3 ani de suport post implementare. Practic, compania s-a asigurat ca din punct de vedere al criteriului financiar, se vor evita situațiile în care ofertanții solicită plăți în avans și se va asigura un flux armonios și predictibil al decontării.
Criteriul financiar a luat în calcul inclusiv costurile de post implementare atât pentru mentenanța preventivă și corectivă cât și al mentenanței de tip evolutiv de dezvoltare. Practic, toate costurile de implementare sunt cunoscute de la bun început pentru întreaga durată de 4 ani de zile, posibilitatea de derapaj financiar sau de client captiv fiind astfel evitate.
Din punct de vedere tehnic s-a punctat efortul dedicat instruirii de personal cât și efortul solicitat echipei beneficiarului de către implementator.
S-au mai punctat, de asemenea, timpii de implementare pentru cele două faze și sa solicitat să fie cunoscut numărul de man-day alocat de către implementator pentru curățarea și migrarea datelor, un proces de altfel foarte complex. O altă abordare benefică a proiectului, foarte eficient utilizată în mediul privat, a fost separarea achiziției serviciilor de implementare și a platformei tehnologice de platforma hardware, evitând astfel scenariile de ”cartelizare” ale furnizorilor, fenomen destul de răspândit în zona publică.
Merită de asemenea menționată strategia implementării proiectului în două etape: prima etapă de implementare a nucleului financiar contabil predefinit, bazat pe bune practici, 4 adresând scenariile de business standard ale unei corporatii și a doua etapă de implementare a modulelor tehnice alături de implementarea scenariilor particulare ale companiei.
Această abordare a implementării secvențiale, în etape, sa dovedit câștigătoare în special pentru că a permis o așa numită “victorie rapidă” (quick win), prin lansarea modelului preconfigurat și mai ales prin acomodarea utilizatorilor și a organizației cu procesul de implementare și cu platforma SAP.
Această abordare în etape, cu model preconfigurat a permis încadrarea implementării într-o perioadă foarte scurtă de timp, de numai 5 luni, a primei etape.
*** Prin implementarea acestui sistem, Hidroelectrica a uniformizat procesele derulate la nivelul sucursalelor și uzinelor, a introdus mecanisme de planificare și gestiune transparente și auditabile, care permit analize manageriale complexe pentru suportul decizional și continuă îmbunătățirea și optimizarea activităților tehnico-economice în planurile strategic, tactic și operativ, necesare menținerii competitivității și rentabilității într-un mediu din ce in ce mai concurențial, atât pe piața locală cât și regională, av. dr. Remus Borza, Administratorul Judiciar al companiei în perioada iunie 2012 – iunie 2016, fiind promotorul implementarii ERP la Hidroelectrica.
Scurt istoric
Anterior anului 2014 au existat 3 tentative de lansare a licitației pentru implementarea unui sistem ERP, de fiecare dată procesul fiind contestat puternic și respins de către ANRMAP, bugetul inițial alocat acestui proiect fiind de aproximativ 9 milioane de euro.
În anul 2014, Administratorul Judiciar, în urma unui vast proces de recrutare, care a vizat 67 de posturi de conducere în cadrul Hidroelectrica, l-a angajat pe Yugo Neumorni, ca director al departamentului IT. Acesta a avut ca sarcini rescrierea caietului de sarcini în condiții de transparență și competitivitate și optimizarea financiară a proiectului de la 9 milioane de euro la 3,5 milioane de euro.
În cadrul licitației demarate la sfârșitul anului 2014 au participat 11 firme/consorții de firme, 5 dintre acestea propunând platforma tehnologică SAP iar alți 5 propunând platforma tehnologică Oracle, confirmându-se astfel deschiderea și transparența noului caiet de sarcini.
În urma licitației a fost declarat câștigător consorțiul format din societățile INFORMATION BUSINESS CONSULTING – lider, ELECTRICA SOLUZIONA, în calitate de partener și INDRA, terț susținător cu un punctaj de 93,65 puncte și valoarea ofertei de 1.703.942,57 euro fără TVA. Licitația a fost contestată de către unul dintre ofertanți, contestația soluționându-se abia la finalul anului 2015.
Valoarea acordului cadru a fost stabilită la 1.703.942 euro, de 5 ori mai puțin decât valoarea inițială a achiziției,stabilită în 2012 și reprezintă cel mai redus cost de implementare pentru proiecte de o asemenea anvergură.
Valoarea primului contract subsecvent, care presupune implementarea serviciilor, a fost stabilită la: 997.300 euro dintre care: 502.235 euro valoarea licențelor, 86.865 euro valoarea mentenanței de licențe, 408.200 euro valoarea serviciilor de implementare. Contractele subsecvente prevăd o sumă de 169.081 euro anual pentru suport și mentenanța de licențe și 58.590 euro anual în vederea unor potențiale cereri de schimbare/modificare. Ordinul de începere a lucrărilor a fost dat în 31 Martie 2016.
Proiectul a fost planificat în două etape. Prima etapă a constat în implementarea modelului standard preconfigurat în baza bunelor practici („best practices”) internaționale în industrie ale SAP, așa numit AIO (All in One), mai precis implementarea modulelor financiare (FI-contabilitate financiară, CO – contabilitate de gestiune, AA – mijloace fixe; MM – gestiunea materialelor) precum și deschiderea unor module aferente Resurse umane și Achiziții/Logistică.
În etapa a doua s-au implementat toate modulele SAP achiziționate (PP – planificarea producției; PM – întreținere și reparații; PY – salarizare; IM – managementul investițiilor; PS – managementul proiectelor; SD – vânzare/trading; BW – raportare) și s-au completat modulele financiare cu dezvoltările suplimentare față de elementele standard incluse în prima fază (modelul AIO).
Etapa a doua, așa numită Producător de Energie (PE), a demarat în paralel cu prima etapă. Prima etapă de proiect (“All in One”) a fost finalizată, sistemul SAP fiind lansat din Septembrie 2016. A doua etapă de proiect a fost lansată în Ianuarie 2017, cu o lună mai devreme decât era preconizat
