Oana Raluca BĂNĂȚEANU, expert în Corporate Compliance (Anti-corupție, Concurență, Protecția Datelor, Prevenirea spălării banilor, Drepturile Omului în business), Secretar General al European Ethics & Compliance Association
Orice schimbare de paradigmă vine la pachet nu numai cu o pereche ochelari nouă, dar și cu oboseală și spasme oculare, cu momente de vedere încețoșată sau, dimpotrivă, cu nevoia de a îți scoate cu totul ochelarii.
Grupaj realizat de Cristian Ducu (Centre for Advanced Research in Management and Applied Ethics / European Ethics & Compliance Association), în colaborare cu Oana Bănățeanu și Virgil Ovidiu Tacu.
Am inaugurat în numărul din decembrie 2017 o serie de articole care aduc în prim plan schimbările majore și tensiunile care apar odată cu acestea în domeniul Eticii & Conformității. Așa cum spuneam și cu acea ocazie, singura șansă reală de a pune bazele unui progres real la nivel profesional, dar și organizațional, este prin dezbatere, prin testarea ideilor noi, prin deconstruirea celor vechi, prin analize complexe și cercetări empirice privind evoluțiile respective. Nu putem aștepta, ca de fiecare dată, acest dialog să ne includă și pe noi în virtutea unei autorități pe care o reclamăm a priori. Profesioniștii înșiși trebuie să inițieze acest dialog, înainte ca eventuale reglementări să apară pe agenda publică sau pe cea a unor oficiali.
Spre deosebire de 2007, când se lansau primele cursuri din România, dacă nu chiar din Europa, pentru Ethics & Compliance Officers, acum există la nivel național o masă relativ generoasă de practicieni, câțiva specialiști cu ștate vechi și un bagaj profesional mai larg, dar și 5-6 experți. Mai mult, acum se organizează conferințe de specialitate — unele mai bune decât altele, ce-i drept –, workshop-uri, hub-uri, dar și întâlniri mai puțin formale, after-work. Cu alte cuvinte, premisele dialogului s-au schimbat semnificativ. Oarecum.
Ceea ce lipsește, nu doar comunității profesionale din România, este depășirea stării de „marginalitate”, dar și o profesionalizare reală și mult mai multe lecturi. Oamenii care lucrează în Conformitate, în Etică & Conformitate, în G-R-E-C-S (Governance, Risk, Ethics, Compliance, Sustainability) nu trebuie să fie noii birocrați, corporate bureaucrats. Deschiderea lor depinde în mod direct de ce și cât citesc aceștia, de cât studiază/învață în mod continuu, de cât depășesc condiția de simpli funcționari în mediul corporativ.
Totodată, trebuie reafirmat faptul că acest dialog reprezintă singura modalitate prin care comunitatea profesională poate să-și dezvolte acele valori și principii etici care să o ghideze în evoluția sa. Iar aceste principii sunt esențiale nu doar pentru a determina comportamente dezirabile la profesioniștii acelei comunități, ci și pentru a dezvolta anticorpii necesari pentru noi toți ca să rezistăm unor tendințe de a transforma foști condamnați în „guru” în materie de Etică & Conformitate, așa cum se întâmplă deja în SUA (a se vedea cazurile Richard Bistrong, Airan Rashmi, sau, în alt domeniu, Jordan Belfort — „Lupul de pe Wall-Street”).
Textele din aceste grupaje găzduite de Legal Magazin deschid exact acest dialog.
În mediul privat, implementarea și dezvoltarea continuă a unui program de conformitate,este un demers necesar pe care companiile trebuie să îl facă pentru a se asigură că toate operațiunile derulate de aceasta respectă standardele, reglementările industriilor în care activează şi nu în ultimul rând, legile aplicabile.
Orientarea eforturilor de reglementare în diverse zone a adăugat gradual, portofoliului structurii de conformitate, domenii noi precum cel al protecției datelor cu caracter personal, prevenirea spălării banilor, protejarea drepturilor omului, iar în urma scandalului Dieselgate, a întețit preocupările legate de construirea unui cadru de a înțelege și de a tine sub control conformitatea tehnică.
Avansul tehnologic fără precedent, noile tehnologii care intră în piață (precum additive manufacturing, imprimarea 3D etc.), globalizarea, conflictele regionale, migrația, accesul facil la comunicațiile electronice și evoluția rapidă a funcționalităților produselor aflate în circuitul civil, creionează un mediu de riscuri de securitate complex și într-o continuă schimbare. Nu este de mirare așadar, să observăm că, sub umbrela structurii de conformitate în organizațiile în care s-a dovedit a fi eficientă și suficient de flexibilă în a gestiona riscuri diversificate, apare o tendință de a integra și controlul exporturilor, sub aceeași construcție consacrată: prevenire, detectare și răspuns.
Controlul exporturilor din perspectiva conformității presupune diligența și strictețea cu care își îndeplinesc obligațiile agenții economici în derularea activităților ce presupun exporturi, importuri și alte operațiuni de comerț cu produse militare, sau produse cu dublă utilizare supuse regimului de control. O companie din România de pildă trebuie să se asigure că toate operațiunile sunt conforme și respectă legislația națională, tratatele, acordurile și aranjamentele internaționale în domeniu aplicabile teritoriilor în care își desfășoară afacerile.
Conformitatea la modul general este o responsabilitate a fiecărui angajat dintr-o companie, însă, ca structură, este și un instrument esențial al conducerii pentru a gestiona în mod eficient riscurile legate de neconformitate. Aplicarea cu strictețe a legilor în vigoare este punctul de plecare în orice program de conformitate, însă de multe ori procesul de adoptare a legii nu este suficient de rapid în a acoperi toate situațiile de risc nou apărute, astfel că structura de conformitate are un rol strategic, proactiv, de auto-reglementare a operațiunilor sale.
Auto-reglementarea coordonată de structura de conformitate se face printr-o analiză frecventă a potențialelor riscuri asociate și definirea planurilor de acțiune. Trasarea de reguli clare și implementarea în interiorul organizațiilor a instrumentelor care sprijină aplicarea corectă a acestora, este pasul următor.În paralel, conștientizarea periodică a angajaților cu privire la obligațiile impuse de lege şi a regulamentelor interne este de asemenea necesară. Mecanisme interne de control şi răspuns sunt de asemenea parte a oricărei structuri funcționale de conformitate.
Ca indicatori ai eficacității unui program de conformitate amintim: rapiditatea şi modul în care o companie reacționează la detectarea unui comportament neconform, o cultură organizațională care încurajează îmbunătățirea continuă a proceselor interne și gradul de integrare a acestora în business.
Monitorizarea și prevenirea riscurilor de securitate asociate exporturilor, importurilor și altor operațiuni cu produse militare și produse cu dublă utilizare, se poate face doar print-o strânsă colaborare între sectorul privat și autoritățile statale, printr-o înțelegere profundă și o deschidere voluntară a ambelor părți spre a atinge aceste deziderate.
