“Este nevoie de reglementarea juridică a profesiei de ombudsman”
Se cunoaște că OMV Petrom a creat recent un Departament de Ombudsman. Cum funcționează această entitate și care este rolul său?
Conceptul de „Ombudsman organizațional” este din ce în ce mai bine conturat la nivel naţional şi internaţional. Pentru promovarea unui asemenea concept este necesar ca organizația în care este implementat să aibă un grad de maturitate suficient pentru a accepta recurgerea la un canal complementar de comunicare cu angajații și cu managementul. Schimbările produse în ultimii 10 ani în OMV Petrom au condus la transformarea companiei noastre într-una modernă, performantă și competitivă. Concretizarea unor asemenea transformări nu putea avea loc fără o comunicare permanentă între management și angajați, astfel încât aceștia din urmă să devină parte la procesul transformațional. S-a ajuns astfel la gradul de maturitate a organizației care a reprezentat o premisă esențială pentru a fi luată în considerare oportunitatea creării unui birou de ombudsman.
PetrOmbudsman (aşa cum este denumit departamentul de Ombudsman al Petrom) reprezintă un catalizator pentru angrenarea forţei de muncă în crearea unui mediu de lucru de încredere, în care problemele sunt tratate în mod echitabil şi cu respect.
Principalele atribuţii ale departamentului sunt acelea de a:
- oferi angajaţilor şi managementului un mediu sigur, în care să îşi expună preocupările;
- asista la rezolvarea conflictelor, în beneficiul tuturor părţilor implicate;
- respecta principiile de Neutralitate, Confidenţialitate, Informalitate şi Independenţă prezentate în cadrul Codului Etic şi ale Standardelor de Practică ale Asociaţiei Internaţionale a Ombudsman-ilor;
- identifica probleme sistemice şi tendinţe, oferind organizaţiei informaţii, feedback şi recomandări;
- oferi diverse oportunităţi pentru îmbunătăţirea calităţii interacţiunilor profesionale;
- încuraja parteneriatele cu diverşi stakeholderi în vederea facilitării unor soluţii.
Aveți o experiență redutabilă în administrație, în mediul de afaceri și în mediul academic. Cum își pune amprenta experiența pe care o aveți în coordonarea Departamentul PetrOmbudsman?
Această experiență pe care o menționați m-a adus în situații, aș spune excepționale, de a fi în permanență în contact cu oamenii, de a lucra în echipe și de a conduce multe procese de negocieri interne sau externe. Toate aceste provocări m-au pus în postura de a aborda cu deschidere și flexibilitate oricare proiect nou apărut în activitate în diferite etape ale dezvoltării mele profesionale. De aceea, am evaluat întotdeauna cu responsabilitate ceea ce trebuia să fac și am încercat să abordez noile dezvoltări cu pasiune dar și bazându-mă pe forța și inițiativa echipelor cu care am lucrat.
Îmi plac provocările şi nu am avut nicio ezitare în a accepta acest proiect, simțind din prima clipă că valorile îmbrățișate de un ombudsman în activitatea sa se mulează perfect pe valorile mele personale. E drept că o contribuţie importantă la decizia de a coordona departamentul de ombudsman, au avut-o atât calitatea mea de diplomat şi negociator, cât şi cea de mediator şi absolvent al cursurilor susţinute de International Ombudsman Association în materie. Toate aceste abilităţi sunt necesare în cadrul profesiei de Ombudsman, întrucat în lucrul cu oamenii ai nevoie de mult tact şi flexibilitate, precum şi de o viziune plurilaterală a tuturor aspectelor care îmbracă o situaţie.
Am încercat sa transmit mai departe din experienţa mea şi echipei pe care am format-o în cadrul departamentului şi care aduce la rândul său valoarea adăgată acestui program prin expertiza specifică a fiecărui membru (avem o echipă mixtă formată din avocaţi, economişti, ingineri şi specialişti IT).
PetrOmbudsman acţionează în conformitate cu Standardele de Practică și Codul Etic al Asociaţiei Internaţionale a Ombudsman-ilor. Care sunt aceste standarde?
În principal este vorba despre patru principii de bază în activitatea de Ombudsman. Acestea reprezintă piatra de temelie pe baza cărora departamentul nostru îşi duce la îndeplinire mandatul.
Principiul independenţei: înseamnă că departamentul beneficiază de capacitatea de a decide asupra modului de abordare a situațiilor ce i se aduc în atenție. Tot din acest motiv, PetrOmbudsman nu face parte din structurile de management sau din structurile sindicale ale companiei.
Principiul confidenţialităţii: PetrOmbudsman păstrează confidențialitatea tuturor aspectelor legate de discuțiile cu oamenii care i se adresează şi nu divulgă niciodată identitatea acestora, fără a obţine acordul lor prealabil. Singura excepţie se referă la cazurile în care există un risc iminent pentru o persoană sau pentru companie.
Principiul informalităţii: PetrOmbudsman nu participă la niciun proces formal sau administrativ din companie. Acesta nu impune decizii, nu mandatează și nu soluționează situații în mod formal pentru organizație. Poate face recomandări, în baza cărora management-ul companiei va decide ceea ce se va face.
Principiul neutralităţii: PetrOmbudsman va asigura imparțialitatea, echitabilitatea și obiectivitatea în abordarea fiecărei situații care îi este adusă la cunoștință. Acesta nu se va manifesta părtinitor faţă de persoanele care i se adresează şi va rămâne mereu echidistant în tratarea tuturor aspectelor.
Care este colaborarea dintre PetrOmbudsman și canalele formale ale companiei?
Colaborarea cu canalele formale ale companiei și sprijinul reciproc acordat sunt elemente esențiale pentru activitatea unui ombudsman.
Numai împreună, împărtașind aceleași valori și acelasi nivel de respect, putem contribui la crearea unui climat organizațional mai bun, iar noi chiar asta facem.
Departamentul PetrOmbudsman desfășoară o relație foarte bună cu canalele formale ale companiei. Avem întâlniri periodice cu principalele departamente de specialitate din cadrul OMV Petrom. Aceste întâlniri sunt finalizate cu definirea unor pași concreți care au în vedere cooperarea dintre noi, fiecare pe zona sa de responsabilitate, astfel încât angajații și managementul companiei să poată beneficia la maxim de resursa informală denumită PetrOmbudsman.
Mai mult decât atât, ne consultăm cu reprezentanți ai canalelor formale, ori de câte ori situațiile individuale cu care ne confruntăm în activitatea de ombudsman, o impun.
Ca în oricare altă companie care găzduiește un număr foarte mare de angajați și în OMV Petrom există, alături de canalele formale de asemenea structuri sindicale. Existenţa unei bune colaborări între PetrOmbudsman şi structurile de această natură s-a numărat întotdeauna între obiectivele noastre şi lucrăm constant la construirea unui dialog structurat cu acestea. Complementaritatea relaţiei dintre PetrOmbudsman şi structurile sindicale este unul dintre aspectele forte pe care ne-am bazat în implementarea acestui program, care practic oferă oamenilor o variantă suplimentară de adresare a problemelor care îi preocupă.
Care sunt principalele realizări ale PetrOmbudsman în anul 2015 și care sunt obiectivele stabilite pentru departamentul pe care îl coordonați?
Printre realizările avute de PetrOmbudsman la nivelul anului 2015, putem enumera peste 350 vizite în zonele de producție ale OMV Petrom, discuții purtate cu peste 6.500 persoane de-a lungul anului trecut, extinderea serviciilor PetrOmbudsman și către stațiile de carburant OMV și Petrom, în cadrul unui proiect pilot, suținerea în cadrul companiei a unor workshop-uri pe diverse teme de interes, cum ar fi Comunicare Conversațională și Managementul Schimbării, avand peste 2500 de participanți, organizarea și participarea la întâlnirea Ombudsmanilor Europeni la București. Una dintre realizările care ne-au adus o satisfacție foarte mare a fost recunoașterea calitații de sfătuitor neutru al PetrOmbudsman în cadrul companiei, prin faptul că este invitat în calitate de consultant independent în cadrul unor proiecte diverse și importante din companie.
Pe viitor ne propunem obiective ambitioase printre acestea numărându-se și reglementarea juridică în România a profesiei de ombudsman, creșterea vizibilității PetrOmbudsman atât intern cât si extern și a gradului de integrare a PetrOmbudsman la nivelul companiei. Totodată, surprinderea unor cazuri sistemice a căror rezolvare să reprezinte o valoare adăugată în dialogul management-angajați rămâne o preocupare majoră pentru departamentul pe care îl coordonez.
Considerați că trebuie modificată/ completată/ îmbunătățită legislația care reglementează sectorul în care activați?
Având în vedere faptul că a fi ombudsman în România este o provocare în fiecare zi, reglementarea profesiei de ombudsman prin introducerea sa în Codul Ocupaţiilor din România, ar face mai uşoară înţelegerea şi utilizarea acestui tip de serviciu. Reglementările legislative ar aduce o confirmare formală a unui statut deja existent al ombudsmanului. Acest subiect a fost abordat şi în cadrul întâlnirilor cu ombudsmanii din cadrul altor corporaţii de renume la nivel internaţional, în contextul standardizării acestei activităţi.
În plus, în momentul în care profesia de ombudsman va începe să fie cunoscută și înțeleasă la scară mai largă, sunt convins că foarte multe companii vor alege să implementeze un astfel de serviciu, datorită avantajelor sale incontestabile.
Sunteți mediator și ombudsman. Cum ați caracteriza relația dintre cele două profesii care par înrudite și care credeți că este viitorul acestora în România?
Voi încerca să realizez o scurtă paralelă între cele două profesii și modul în care se desfășoară activitățile specifice fiecăreia dintre ele, iar la final vom vedea că poate cele două profesii nu sunt atât de asemănătoare cum par.
În momentul de față, în România este reglementată doar profesia de mediator, având legislație și statut specifice.
O a doua diferență majoră este reprezentată de informalitatea ombudsmanului organizațional, în contradicție cu formalitatea mediatorului.
Apoi, putem aminti obligativitatea deciziilor și modul de transpunere a acestora. În timp ce părțile care au ales să aducă un conflict în fața unui mediator sunt obligate să respecte deciziile agreate în timpul medierii și consemnate în documente oficiale, ombudsmanul are un rol consultativ, de facilitator, deciziile sale sau recomandările nu sunt obligatorii pentru părți și nici consemnate în vreun document.
Ca și asemănare majoră între cele două aș aminti faptul că în desfășurarea activității de ombudsman, se utilizează tehnici de mediere a conflictelor și că uneori ombudsamnul organizațional acționează ca un mediator, însă nu în sensul literei de lege, ci în sensul spiritului său.
În ceea ce privește viitorul, este firesc ca pe masură ce România ca și stat evoluează, modalitățile de soluționare a conflictelor să se diversifice de asemenea. Instituția medierii există la noi, încă din anul 2006, însă a fost destul de puțin utilizată. Poate că mentalitatea oamenilor, poate că teama de schimbare sau poate neîncrederea îi determină pe oameni să apeleze tot la instanțele de judecată, chiar dacă, în anumite situații, medierea este soluția care ar trebui preferată în detrimentul instanțelor de judecată.
Iar ombudsmanul organizațional a luat naștere la noi în țară de foarte puțină vreme. Va mai dura o perioadă în care oamenii vor fi pregătiți 100% pentru a accepta acest tip de serviciu. Sunt deja semnale pozitive cu privire la deschiderea companiilor de a recurge la serviciile ombudsmanului organizațional.
Consider că toate metodele alternative de soluționare a conflictelor vor cunoaște o dezvoltare în perioada următoare. Cred că medierea va deveni un pilon foare activ ce va ajuta persoanele să reducă costurile negative ale unui conflict/litigiu (stres, timp, bani etc). În timp, mentalitatea oamenilor se va schimba treptat, și vor începe să creadă tot mai mult în instituția medierii și pe cale de consecință să o utilizeze.Tărâmul medierii este unul vast, plin de neprevăzut, cu posibilități majore de dezvoltare și satisfacții foarte mari pentru toate părțile implicate, incluzându-l aici și pe mediator.
La fel și în ceea ce privește ombudsmanul organizațional. Beneficiile indubitabile pe care le poate aduce un astfel de program organizațiilor și angajaților acestora vor face posibilă și chiar necesară introducerea ombudsmanului în viața organizațională, în timp urmând ca acesta să se transforme dintr-un punct necesar într-un punct indispensabil pentru o companie.
Având în vedere aceste gânduri, în care cred cu tărie, pot afirma faptul că sunt mândru să fiu pionier în cadrul programului de ombudsman al OMV Petrom. Totodată mărturisesc că și responsabilitatea este una desosebită pentru că acțiunile PetrOmbudsman pot influența mersul lucrurilor în acest domeniu.
